Cómo radicar una factura a la EPS y responder devoluciones y glosas

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En FEV y RIPS → Cuentas EPS → Por cobrar sigues cada factura a una EPS desde que la emites hasta que te la pagan: la radicación, las devoluciones, las glosas, tus respuestas y los pagos, con los plazos de ley contados en días hábiles (sin festivos).

Antes de empezar

• La factura debe estar aceptada por la DIAN (guía Cómo emitir la factura electrónica a la EPS).
• Para descargar el paquete y radicar necesitas el CUV: envía el RIPS en FEV y RIPS → Radicación RIPS → Enviar al Ministerio.
• Para emitir notas crédito, la facturación electrónica DIAN debe estar habilitada con una resolución de notas crédito.

Pasos

1. Abre FEV y RIPS → Cuentas EPS y elige la pestaña Por cobrar. Cada factura muestra su estado, su saldo y el próximo plazo: quién lo debe (Tú o la EPS) y cuántos días hábiles quedan. Filtra por estado, por EPS o por plazo.

   

2. Abre una factura. En Radicación y cartera ves en qué paso va, los valores (total, recaudos acreditados, glosa aceptada, en disputa, pagado y saldo), el historial y los plazos abiertos.

   

3. Pulsa Descargar paquete de radicación. Es un ZIP, sin carpetas, con la factura (XML y PDF), el RIPS, la respuesta del CUV y, por cada atención, el resumen (HEV_) y la orden o fórmula (OPF_). Si falta algo, el archivo FALTANTES.txt lo dice.

4. Radica el paquete en el portal o el correo de la EPS y pulsa Marcar radicada.

5. Escribe el número de radicado que te dio la EPS, revisa la fecha y confirma con Marcar radicada. Tienes 22 días hábiles desde la emisión para radicar; si la fecha es posterior, el diálogo te avisa.

   

6. Si la EPS objeta parte de la factura, pulsa Registrar glosa. Si la devuelve completa, pulsa Registrar devolución.

7. Busca el código del Manual Único que te envió la EPS (por código o por palabras), escribe el valor glosado y la fecha en que lo recibiste, y guarda.

   

8. En Plazos abiertos corre tu plazo para responder: 15 días hábiles para una glosa y 5 para una devolución. Te avisamos a los 5 y a los 2 días hábiles.

   

9. Cuando respondas a la EPS, pulsa Responder en la glosa.

10. Elige el código de respuesta que enviaste:

    • RE9702: aceptas toda la glosa.
    • RE9801: aceptas una parte; escribe cuánto.
    • RE9502, RE9602 o RE9901: no aceptas nada.

    Guarda la respuesta.

11. Si aceptaste un valor, se abre la nota crédito con ese valor y el motivo ya escritos. Revisa el concepto DIAN y pulsa Emitir nota crédito. Si la cierras, queda pendiente en la factura.

    

12. Cuando la EPS pague, pulsa Registrar pago.

13. Escribe el valor (puede ser un pago parcial), la fecha y la referencia de la transferencia, y confirma con Registrar pago.

14. La factura queda en Pago parcial hasta que los pagos sumen el saldo: total, menos los recaudos acreditados, menos lo que aceptaste de las glosas. Entonces pasa a Pagada.

    

Los plazos

Cuando tú dejas pasar un plazo, la factura lo muestra en rojo como Aceptación tácita. Cuando la EPS lo deja pasar, lo muestra en verde como Aceptación tácita a tu favor; una glosa o devolución que llega tarde aparece como Extemporánea y se responde con RE9501 o RE9502.

Normas: Resolución 948 de 2026 (art. 15), Resolución 2284 de 2023 (art. 6 y Anexo Técnico 3), Ley 1438 de 2011 (art. 57) y Decreto 441 de 2022.

Decisión de la EPS

Si no aceptaste toda la glosa, registra lo que decida la EPS con Registrar decisión de la EPS: el valor que mantiene (0 si la levanta). Lo que mantiene queda en disputa.

Evidencia de autorización

Si en la atención la autorización es el número de la solicitud (la EPS no respondió), el paquete necesita la evidencia de esa solicitud (PDE_). Súbela en Soportes por atención → Subir PDE, en PDF.

Anular la factura

Si una devolución queda en firme (por ejemplo, el paciente es de otra EPS), abre ⋯ → Anular factura y escribe el motivo. Se emite una nota crédito por el total; cuando la DIAN la acepta, la factura queda Anulada y sus atenciones vuelven a Por facturar (EPS). No se puede anular una factura con pagos.