Cómo pasar del software gratuito de la DIAN a DeusRex

Si ya facturas con el software gratuito de la DIAN, no empiezas de cero. Conservas tu NIT, tu resolución, tu prefijo y tu numeración: lo único que cambia es el programa que emite las facturas.

Este es el paso que más se equivoca, y el que más caro sale:

Dile a DeusRex en qué número vas. Tu resolución dice qué rango tienes autorizado, no en qué número te quedaste. Si no lo indicas, DeusRex empezaría por el primer número del rango y la DIAN rechazaría cada factura con “Documento procesado anteriormente”.

Antes de empezar

  • Ten a la mano tu resolución de numeración (formato 1876).
  • Averigua el número de tu última factura. Lo ves en el portal de la DIAN, en la consulta de documentos electrónicos: la columna Nº documento de la fila más reciente, por ejemplo FE143.

Pasos

  1. Carga tus datos fiscales — ver Cómo llenar los datos fiscales de tu organización (DIAN). Puedes subir tu RUT y los completamos.
  2. Registra tu resolución — ver Cómo registrar tu resolución de numeración de la DIAN.
  3. En Último número emitido, escribe el número de tu última factura: del ejemplo FE143, escribe 143. Solo el número, sin el prefijo.
  4. Guarda. La siguiente factura que emitas será la 144.

Si nunca has facturado con esa resolución, deja el campo vacío. DeusRex empezará por el primer número del rango.

Sí tienes que cambiar el modo de operación en la DIAN

Salir del software gratuito no es automático: hay que decirle a la DIAN que ahora factura otro programa.

En el portal de Habilitación (catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co), entra a Registro y habilitación → Documentos electrónicos → Factura electrónica, elige Software de un proveedor tecnológico y selecciona Soluciones Alegra S.A.S.. La DIAN genera un TestSetID; pégalo en Configuración → Facturación Electrónica (DIAN) → Habilitación y pulsa Enviar set de pruebas.

El paso a paso completo está en Cómo habilitarte ante la DIAN para facturar electrónicamente.

Mientras no fijes la fecha de inicio en el portal, sigues facturando con el software gratuito. El cambio no te deja sin facturar de un día para otro.

No necesitas cambiar de resolución

Una resolución es tuya, no del programa. Sirve igual en el software gratuito y en DeusRex, hasta que se agote el rango o venza la vigencia.

Sí debes haber asociado tu prefijo a nuestro proveedor tecnológico en el portal de la DIAN — ver Cómo habilitarte ante la DIAN para facturar electrónicamente. Ese paso es el que le dice a la DIAN quién puede transmitir tus documentos.

Qué pasa con tus facturas anteriores

Se quedan donde están. Las facturas que emitiste con el software gratuito ya están ante la DIAN y siguen siendo válidas; DeusRex no las reemplaza ni las vuelve a enviar. Descárgalas del portal de la DIAN si quieres conservarlas.

Consejo

Emite una factura de prueba real el primer día y confirma que la DIAN la acepta y que su número es el que esperabas. Es la única forma de comprobar que la numeración quedó continua.