Cómo habilitarte ante la DIAN para facturar electrónicamente

Antes de emitir tu primera factura electrónica debes habilitarte ante la DIAN. Este trámite lo haces tú, con tus propias credenciales: la DIAN envía el token de acceso al correo registrado en tu RUT.

Son seis pasos y usa tres portales distintos. Confundirlos es el error más común, así que cada paso dice en cuál estás.

Portal	Para qué
Habilitación — catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co	Registro, proveedor, fecha de salida
MUISCA — muisca.dian.gov.co	Solicitar la resolución y la clave técnica
Facturando Electrónicamente — catalogo-vpfe.dian.gov.co	Asociar prefijos (producción)

En los tres entras igual: eliges el tipo de usuario —Empresa con la cédula del representante legal y el NIT, o Persona con tu documento— y la DIAN te envía un token al correo del RUT.

Paso 1 — Regístrate como facturador electrónico

Portal de Habilitación.

1. Entra y accede con el token que llega a tu correo.
2. Abre Registro y habilitación → Documentos electrónicos.
3. Escribe el correo donde quieres recibir facturas.
4. Pulsa Registrar y confirma con Aceptar.

Paso 2 — Di que DeusRex será tu software

Portal de Habilitación, otra vez.

1. Abre Registro y habilitación → Documentos electrónicos y pulsa Factura electrónica. Verás la pantalla Asociar modo de operación.
2. En Selecciona el modo de operación, elige Software de un proveedor tecnológico.
3. En Nombre de la empresa proveedora, elige Soluciones Alegra S.A.S. En Nombre del software, el que corresponda a Alegra.
4. Pulsa Asociar.

Abajo aparecerá el proveedor asociado, con la opción de ver el detalle del set de pruebas. Ábrelo y copia el código del set de pruebas — el TestSetID.

Paso 3 — Pega el TestSetID en DeusRex

1. Abre Configuración → Facturación Electrónica (DIAN).
2. En Habilitación ante la DIAN, pega el TestSetID.
3. Pulsa Enviar set de pruebas.

Nosotros enviamos a la DIAN los documentos de prueba. Tarda unos minutos. Cuando la DIAN los acepta recibes un correo confirmando que ya estás habilitado, y la tarjeta queda marcada como Habilitado.

Si la DIAN rechaza el set, la tarjeta muestra el estado. Corrige lo que indique y vuelve a enviar: reenviar no tiene costo ni consecuencias.

Paso 4 — Solicita tu resolución de numeración

Portal MUISCA. Es una resolución electrónica, distinta de la que usabas para facturación por computador o talonario.

1. Entra por Usuarios Registrados.
2. Menú izquierdo: Numeración de facturación → Numeración de facturación.
3. Solicitar numeración de facturación → Aceptar → Ingresar.
4. Autorizar Rangos: elige Facturación electrónica de venta, escribe el prefijo —se recomienda FE— y el rango. Pulsa Agregar.
5. Genera el Borrador, revísalo y pulsa Definitivo.
6. Para firmar necesitas una clave dinámica: pulsa Solicítela aquí, luego Ver mi bandeja de comunicaciones, cópiala, pégala, escribe tu contraseña y pulsa Firmar → Aceptar.

El documento que descargues debe empezar por 1876. Si no, la solicitud no quedó formalizada.

Si ya tienes una resolución electrónica, puedes seguir usándola. Solo debes eliminar su asociación con tu proveedor anterior antes de asociarla a Soluciones Alegra.

Paso 5 — Asocia tus prefijos al proveedor

Portal Facturando Electrónicamente. Hazlo cuando recibas el correo de que el set de pruebas fue exitoso.

Espera al menos 1 hora desde que solicitaste la resolución — es lo que tarda la DIAN en publicarla en este portal. En la práctica pueden ser 2 o 3.

1. Entra y accede con el token de tu correo.
2. Pulsa Configuración y elige Rangos de numeración.
3. En Proveedor - Software, elige Soluciones Alegra S.A.S.
4. En Prefijo, elige la resolución que solicitaste. Pulsa Agregar y confirma con Aceptar.

Este paso es obligatorio aunque tu resolución ya tenga el prefijo. Son cosas distintas: una es tu autorización, la otra es quién puede transmitirla.

Paso 6 — Indica tu fecha de salida a producción

Portal de Habilitación.

1. Entra y escribe desde qué día empiezas a facturar electrónicamente.
2. Pulsa Aceptar. La DIAN actualizará tu RUT con la responsabilidad 52 - Facturador Electrónico.

Hasta esa fecha sigues facturando como lo hacías. El cambio no te deja sin facturar de un día para otro.

Si algo no aparece donde debería

En el portal de Habilitación hay un botón Sincronizar contribuyente que corrige los tres tropiezos más frecuentes:

• Ya estás habilitado pero no puedes entrar a Facturando electrónicamente.
• Al asociar rangos no aparece la numeración electrónica que acabas de crear.
• Al asociar prefijos no aparece el proveedor tecnológico que ya asociaste.

Pruébalo antes de escribir a soporte: resuelve la mayoría de los casos.

Cómo obtener la clave técnica

No está en el formato 1876. Tiene su propia pantalla en MUISCA, y para entrar ya debes tener la numeración autorizada y tu firma electrónica.

1. Abre Generación de Clave Técnica.
2. Pulsa Generar.
3. En la ventana Firmar documento, escribe el código de seguridad —el enlace aquí te lo envía al correo— y la contraseña de tu firma electrónica.
4. Pulsa Firmar. Aparece Clave actual vigente: ese es el código de 40 caracteres que copias en DeusRex.

Cópiala sin espacios al principio ni al final. La DIAN lo advierte expresamente, y un espacio invisible rechaza todas tus facturas.

No vuelvas a pulsar Generar si ya configuraste DeusRex. Solo una clave está vigente a la vez, así que generar otra invalida la anterior. Si lo haces, actualízala aquí el mismo día.

Cómo encontrar tu resolución después

La DIAN no te la envía por correo. En MUISCA, abre Numeración de Facturación → Consultas → Consulta por NIT y Rango de Fechas de Expedición, escribe tu NIT y un rango de fechas amplio, y pulsa Consultar. Al pulsar el número de la fila se descarga el formato 1876.