Como se habilitar na DIAN para faturar eletronicamente
Antes de emitir a sua primeira fatura eletrônica você precisa se habilitar na DIAN. Esse trâmite é feito por você, com as suas próprias credenciais: a DIAN envia o token de acesso ao e-mail registrado no seu RUT.
São seis passos e três portais diferentes. Confundi-los é o erro mais comum, então cada passo diz em qual você está.
| Portal | Para quê |
|---|---|
Habilitación — catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co | Registro, provedor, data de início |
MUISCA — muisca.dian.gov.co | Solicitar a resolução e a chave técnica |
Facturando Electrónicamente — catalogo-vpfe.dian.gov.co | Associar prefixos (produção) |
Nos três você entra do mesmo jeito: escolhe o tipo de usuário — Empresa com o documento do representante legal e o NIT, ou Persona com o seu documento — e a DIAN envia um token ao e-mail do RUT.
Passo 1 — Registre-se como faturador eletrônico
Portal Habilitación.
- Entre e acesse com o token que chega ao seu e-mail.
- Abra Registro y habilitación → Documentos electrónicos.
- Escreva o e-mail onde quer receber faturas.
- Clique em Registrar e confirme com Aceptar.
Passo 2 — Declare a DeusRex como o seu software
Portal Habilitación, de novo.
- Abra Registro y habilitación → Documentos electrónicos e clique em Factura electrónica. Aparece a tela Asociar modo de operación.
- Em Selecciona el modo de operación, escolha Software de un proveedor tecnológico.
- Em Nombre de la empresa proveedora, escolha Soluciones Alegra S.A.S. Em Nombre del software, o correspondente à Alegra.
- Clique em Asociar.
Abaixo aparece o provedor associado, com a opção de ver o detalhe do set de provas. Abra e copie o código do set de provas — o TestSetID.
Passo 3 — Cole o TestSetID na DeusRex
- Abra Configurações → Faturamento Eletrônico (DIAN).
- Em Habilitação na DIAN, cole o TestSetID.
- Clique em Enviar set de provas.
Nós enviamos os documentos de prova à DIAN. Leva alguns minutos. Quando a DIAN os aceita você recebe um e-mail de confirmação e o cartão fica marcado como Habilitado.
Se a DIAN rejeitar o set, o cartão mostra o estado. Corrija o que ela indicar e envie de novo: reenviar não tem custo nem consequências.
Passo 4 — Solicite a sua resolução de numeração
Portal MUISCA. É uma resolução eletrônica, diferente da que você usava para faturamento por computador ou talão.
- Entre por Usuarios Registrados.
- Menu à esquerda: Numeración de facturación → Numeración de facturación.
- Solicitar numeración de facturación → Aceptar → Ingresar.
- Autorizar Rangos: escolha Facturación electrónica de venta, escreva o prefixo — recomenda-se FE — e a faixa. Clique em Agregar.
- Gere o Borrador, revise e clique em Definitivo.
- Para assinar você precisa de uma chave dinâmica: clique em Solicítela aquí, depois Ver mi bandeja de comunicaciones, copie, cole, escreva a sua senha e clique em Firmar → Aceptar.
O documento que você baixar precisa começar por 1876. Se não, a solicitação não foi formalizada.
Se você já tem uma resolução eletrônica, pode continuar usando. Basta remover a associação dela com o provedor anterior antes de associá-la à Soluciones Alegra.
Passo 5 — Associe os seus prefixos ao provedor
Portal Facturando Electrónicamente. Faça isso quando receber o e-mail de que o set de provas teve sucesso.
Espere pelo menos 1 hora desde que solicitou a resolução — é o tempo que a DIAN leva para publicá-la neste portal. Na prática podem ser 2 ou 3.
- Entre e acesse com o token do seu e-mail.
- Clique em Configuración e escolha Rangos de numeración.
- Em Proveedor - Software, escolha Soluciones Alegra S.A.S.
- Em Prefijo, escolha a resolução que solicitou. Clique em Agregar e confirme com Aceptar.
Este passo é obrigatório mesmo que a sua resolução já tenha o prefixo. São coisas distintas: uma é a sua autorização, a outra é quem pode transmiti-la.
Passo 6 — Informe a sua data de entrada em produção
Portal Habilitación.
- Entre e escreva a partir de que dia começa a faturar eletronicamente.
- Clique em Aceptar. A DIAN atualiza o seu RUT com a responsabilidade 52 - Facturador Electrónico.
Até essa data você continua faturando como antes. A mudança não deixa você sem faturar de um dia para o outro.
Se algo não aparecer onde deveria
No portal Habilitación há um botão Sincronizar contribuyente que corrige os três tropeços mais frequentes:
- Você já está habilitado mas não consegue entrar em Facturando electrónicamente.
- Ao associar faixas, a numeração eletrônica que acabou de criar não aparece.
- Ao associar prefixos, o provedor tecnológico que já associou não aparece.
Teste antes de escrever ao suporte: resolve a maioria dos casos.
Como obter a chave técnica
Não está no formulário 1876. Ela tem a sua própria tela no MUISCA, e para entrar você já precisa ter a numeração autorizada e a sua assinatura eletrônica.
- Abra Generación de Clave Técnica.
- Clique em Generar.
- Na janela Firmar documento, escreva o código de segurança — o link aquí o envia por e-mail — e a senha da sua assinatura eletrônica.
- Clique em Firmar. Aparece Clave actual vigente: esse é o código de 40 caracteres que você copia na DeusRex.
Copie sem espaços no início nem no fim. A DIAN avisa isso expressamente, e um espaço invisível rejeita todas as suas faturas.
Não clique em Generar de novo depois de configurar a DeusRex. Só uma chave fica vigente por vez, então gerar outra invalida a anterior. Se fizer isso, atualize-a aqui no mesmo dia.
Como encontrar a sua resolução depois
A DIAN não a envia por e-mail. No MUISCA, abra Numeración de Facturación → Consultas → Consulta por NIT y Rango de Fechas de Expedición, escreva o seu NIT e uma faixa de datas ampla, e clique em Consultar. Ao clicar no número da linha, o formulário 1876 é baixado.