Como protocolar uma fatura na EPS e responder devoluções e glosas

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Em FEV y RIPS → Cuentas EPS → Por cobrar você acompanha cada fatura a uma EPS desde a emissão até o pagamento: o protocolo (“radicación”), as devoluções, as glosas, suas respostas e os pagamentos, com os prazos legais contados em dias úteis (sem feriados).

Antes de começar

• A fatura deve estar aceita pela DIAN (guia Como emitir a fatura eletrônica para a EPS).
• Para baixar o pacote e protocolar é preciso o CUV: envie o RIPS em FEV y RIPS → Radicación RIPS → Enviar al Ministerio.
• Para emitir notas de crédito, o faturamento eletrônico DIAN deve estar habilitado com uma resolução de notas de crédito.

Passos

1. Abra FEV y RIPS → Cuentas EPS e escolha a aba Por cobrar. Cada fatura mostra seu status, seu saldo e o próximo prazo: quem o deve (Tú — você — ou a EPS) e quantos dias úteis restam. Filtre por status, EPS ou prazo.

   

2. Abra uma fatura. Em Radicación y cartera você vê em que etapa ela está, os valores (total, coparticipações creditadas, glosa aceita, em disputa, pago e saldo), o histórico e os prazos abertos.

   

3. Clique em Descargar paquete de radicación. É um ZIP, sem pastas, com a fatura (XML e PDF), o RIPS, a resposta do CUV e, para cada atendimento, o resumo (HEV_) e a ordem ou receita (OPF_). O que faltar é listado em FALTANTES.txt.

4. Protocole o pacote no portal ou no e-mail da EPS e clique em Marcar radicada.

5. Digite o número de protocolo da EPS, confira a data e confirme com Marcar radicada. Você tem 22 dias úteis desde a emissão para protocolar; uma data posterior gera um aviso.

   

6. Se a EPS glosar parte da fatura, clique em Registrar glosa. Se devolver a fatura inteira, clique em Registrar devolución.

7. Busque o código do Manual Único enviado pela EPS (por código ou por palavras), digite o valor glosado e a data de recebimento, e salve.

   

8. Em Plazos abiertos corre o seu prazo para responder: 15 dias úteis para uma glosa e 5 para uma devolução. Você é avisado a 5 e a 2 dias úteis.

   

9. Quando responder à EPS, clique em Responder na glosa.

10. Escolha o código de resposta enviado:

    • RE9702: você aceita toda a glosa.
    • RE9801: você aceita uma parte; digite quanto.
    • RE9502, RE9602 ou RE9901: você não aceita nada.

    Salve a resposta.

11. Se você aceitou um valor, abre-se a nota de crédito com esse valor e o motivo já preenchidos. Confira o conceito DIAN e clique em Emitir nota crédito. Se fechar, ela fica pendente na fatura.

    

12. Quando a EPS pagar, clique em Registrar pago.

13. Digite o valor (pode ser um pagamento parcial), a data e a referência da transferência, e confirme com Registrar pago.

14. A fatura fica em Pago parcial até que os pagamentos somem o saldo: total, menos as coparticipações creditadas, menos o que você aceitou das glosas. Então passa a Pagada.

    

Os prazos

Quando você perde um prazo, a fatura mostra em vermelho Aceptación tácita. Quando a EPS perde, mostra em verde Aceptación tácita a tu favor; uma glosa ou devolução fora do prazo aparece como Extemporánea e se responde com RE9501 ou RE9502.

Normas: Resolución 948 de 2026 (art. 15), Resolución 2284 de 2023 (art. 6 e Anexo Técnico 3), Ley 1438 de 2011 (art. 57) e Decreto 441 de 2022.

Decisão da EPS

Se você não aceitou toda a glosa, registre a decisão da EPS em Registrar decisión de la EPS: o valor que ela mantém (0 se a levantar). O que ela mantém fica em disputa.

Evidência de autorização

Quando a autorização de um atendimento é o número da solicitação (a EPS não respondeu), o pacote precisa da evidência dessa solicitação (PDE_). Envie-a, em PDF, em Soportes por atención → Subir PDE.

Anular a fatura

Se uma devolução ficar firme (por exemplo, o paciente é de outra EPS), abra ⋯ → Anular factura e informe o motivo. É emitida uma nota de crédito pelo total; quando a DIAN a aceita, a fatura fica Anulada e seus atendimentos voltam para Por facturar (EPS). Uma fatura com pagamentos não pode ser anulada.