Como trocar de outro provedor tecnológico para a DeusRex

Se você já fatura eletronicamente com outro provedor — Siigo, Facturatech, World Office ou outro —, a troca é mais curta do que começar do zero: você já está habilitado na DIAN e o seu RUT já tem a responsabilidade de faturador eletrônico.

O que você precisa fazer é autorizar o software novo e decidir o que fazer com a sua numeração.

Não cancele o provedor atual ainda. Você pode manter os dois autorizados durante a transição, e assim nunca fica sem faturar.

O ponto que decide tudo: o prefixo

Um mesmo prefixo não pode estar ativo em dois provedores ao mesmo tempo. Você tem dois caminhos.

Opção A — um prefixo novo (a mais segura) : Peça à DIAN uma resolução com prefixo diferente — por exemplo, passar de FAC para FE. O provedor anterior continua com o dele, não há risco de dois sistemas emitirem o mesmo número, e você pode sobrepor a transição.

Opção B — manter a sua numeração : Você segue com o mesmo prefixo e a mesma sequência. É preciso remover a associação dessa resolução com o provedor anterior e associá-la à Soluciones Alegra; parar de emitir no sistema anterior antes de emitir aqui; e anotar o número da sua última fatura para escrevê-lo em Último número emitido. Nós seguimos a partir dali.

Passos

  1. Autorize o software novo. No portal de Habilitación (catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co), vá em Registro y habilitación → Documentos electrónicos → Factura electrónica, escolha Software de un proveedor tecnológico, selecione Soluciones Alegra S.A.S. e clique em Asociar.

  2. Cole o TestSetID que a DIAN gera nesse passo em Configurações → Faturamento Eletrônico (DIAN) → Habilitação e clique em Enviar set de provas. Mesmo já estando habilitado com o provedor anterior, cada software novo precisa passar pelo seu próprio set.

  3. Resolva o prefixo conforme a opção A ou B acima. Se pedir uma resolução nova, espere 2 ou 3 horas antes de associá-la.

  4. Associe o prefixo no portal Facturando Electrónicamente (catalogo-vpfe.dian.gov.co): Configuración → Rangos de numeración, escolha Soluciones Alegra S.A.S. em Proveedor - Software, o seu prefixo, e clique em Agregar.

    Se o provedor ou a numeração não aparecerem, clique em Sincronizar contribuyente no portal de Habilitación. Corrige justamente esses casos.

  5. Registre a resolução na DeusRex, com a chave técnica e — se escolheu a opção B — o último número emitido.

Antes de emitir a primeira fatura aqui

Defina uma data e hora de corte. Pare de emitir no sistema anterior antes de emitir na DeusRex. Dois sistemas faturando o mesmo prefixo no mesmo dia é a forma mais rápida de a DIAN rejeitar documentos por numeração repetida.

Baixe os seus XML e PDF do provedor anterior. Eles são o seu suporte fiscal e você precisa guardá-los por vários anos; se cancelar a conta, pode perder o acesso. Baixe-os antes de encerrar o serviço.

Dica

Emita uma fatura real no dia do corte e confirme que a DIAN a aceita e que o número é o esperado, antes de faturar o resto do dia.