Cómo cambiar de otro proveedor tecnológico a DeusRex

Si ya facturas electrónicamente con otro proveedor —Siigo, Facturatech, World Office u otro—, el cambio es más corto que empezar de cero: ya estás habilitado ante la DIAN y tu RUT ya tiene la responsabilidad de facturador electrónico.

Lo que sí tienes que hacer es autorizar el software nuevo y decidir qué haces con tu numeración.

No canceles tu proveedor actual todavía. Puedes tener los dos autorizados mientras haces la transición, y así no te quedas sin facturar.

El punto que decide todo: el prefijo

Un mismo prefijo no puede estar activo en dos proveedores a la vez. Tienes dos caminos.

Opción A — un prefijo nuevo (la más segura) : Pides a la DIAN una resolución con un prefijo distinto — por ejemplo, pasar de FAC a FE. Tu proveedor anterior sigue con el suyo, no hay riesgo de que dos sistemas emitan el mismo número, y puedes solapar la transición.

Opción B — conservar tu numeración : Sigues con el mismo prefijo y la misma secuencia. Tienes que eliminar la asociación de esa resolución con tu proveedor anterior y asociarla a Soluciones Alegra; dejar de emitir en el sistema anterior antes de emitir aquí; y anotar el número de tu última factura para escribirlo en Último número emitido. Nosotros seguimos desde ahí.

Pasos

  1. Autoriza el software nuevo. En el portal de Habilitación (catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co), entra a Registro y habilitación → Documentos electrónicos → Factura electrónica, elige Software de un proveedor tecnológico y selecciona Soluciones Alegra S.A.S.. Pulsa Asociar.

  2. Pega el TestSetID que la DIAN genera en ese paso, en Configuración → Facturación Electrónica (DIAN) → Habilitación, y pulsa Enviar set de pruebas. Aunque ya estés habilitado con tu proveedor anterior, cada software nuevo debe pasar su propio set.

  3. Resuelve el prefijo según la opción A o B de arriba. Si pides una resolución nueva, espera 2 o 3 horas antes de asociarla.

  4. Asocia el prefijo en el portal Facturando Electrónicamente (catalogo-vpfe.dian.gov.co): Configuración → Rangos de numeración, elige Soluciones Alegra S.A.S. en Proveedor - Software, tu prefijo, y pulsa Agregar.

    Si el proveedor o la numeración no aparecen, pulsa Sincronizar contribuyente en el portal de Habilitación. Corrige justo estos casos.

  5. Registra la resolución en DeusRex, con su clave técnica y —si elegiste la opción B— el último número emitido.

Antes de emitir la primera factura aquí

Fija una fecha y hora de corte. Deja de emitir en el sistema anterior antes de emitir en DeusRex. Dos sistemas facturando el mismo prefijo el mismo día es la forma más rápida de que la DIAN rechace documentos por numeración repetida.

Descarga tus XML y PDF del proveedor anterior. Son tu soporte fiscal y debes conservarlos varios años; si cancelas la cuenta, puedes perder el acceso. Bájalos antes de dar de baja el servicio.

Consejo

Emite una factura real el día del corte y confirma que la DIAN la acepta y que el número es el que esperabas, antes de facturar el resto del día.